Doküman ve kayıt arasındaki temel farklar şunlardır:
Doküman, bilgiyi iletmek, paylaşmak veya saklamak için kullanılan yazılı materyalleri ifade eder . Bu, metinler, raporlar, makaleler veya kitaplar gibi çeşitli türleri kapsar .
Kayıt, bir işin veya faaliyetin tamamlandığını gösteren, o anda yapılan işin sonucunu temsil eden ve genellikle değiştirilemeyen belgelerdir . Kayıtlar, doldurulmuş formlar, raporlar, tutanaklar olarak karşımıza çıkar .
Özetle, dokümanlar geleceğe yönelik bilgileri içerirken, kayıtlar geçmiş zamana ait kanıtlardır .