EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) PTT'de şu şekilde kullanılır:
- Sisteme Giriş: PTT EBYS'ye, kurum tarafından verilen kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılır 24.
- Evrak İşlemleri: Ana ekranda yer alan menüden "Evrak İşlemleri" bölümüne tıklanır ve "Evrak Oluştur" seçeneği seçilir 2.
- Bilgilerin Girilmesi: Konu kodu ve konu alanı doldurulur, evrakın saklama süresi (miat) belirlenir, gereği kısmı doldurularak evrakın kimlere hitap ettiği seçilir ve onay akışı belirlenir 2.
- Yazının Yazılması: EBYS editörü üzerinden resmi yazı, belirlenen formatta yazılır. Gerekirse evrak ekleri yazılır ve dosya olarak eklenir, ilgili başka belgeler varsa "İlgi" kısmına eklenir 2.
- Kaydetme ve Onaya Sunma: Yazı tamamlandıktan sonra "Kaydet" ve ardından "Onaya Sun" butonlarına tıklanır. Onay yetkilisi, evrakı e-imza ile imzalar 2.
- Gönderim: Onaylandıktan sonra evrak, ilgili kurum veya kişilere dijital olarak gönderilir 2.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: