DMS (Doküman Yönetim Sistemi), çeşitli işlevler sunarak iş süreçlerini optimize eder ve verimliliği artırır 23:
- Belge Saklama ve Düzenleme: Dijital belgelerin güvenli bir şekilde saklanması, organize edilmesi ve indekslenmesi 12.
- Arama ve Erişim: Anahtar kelimeler veya meta veriler kullanılarak belgelerin hızlı bir şekilde bulunması ve yetkili kullanıcılara erişim sağlanması 12.
- İş Akışı Otomasyonu: Onay, imza yönlendirme ve revizyon gibi belge ile ilgili görevlerin otomatikleştirilmesi 14.
- Güvenlik: Belgelerin yetkisiz erişime karşı korunması, şifreleme ve yedekleme gibi güvenlik önlemlerinin alınması 34.
- Yasal Uyumluluk: Küresel ve yerel yasa ve standartlara uyumun sağlanması 14.
- İşbirliği: Ekipler arasında belgelerin paylaşılması ve gerçek zamanlı olarak değişikliklerin takip edilmesi 23.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: