Üst yazıya yazılması gereken temel bilgiler şunlardır:
- Başlık 234. Belgeyi gönderen kurumu ifade eder ve üç satırdan oluşur:
- Sayı 245. Her belgeye verilen ve üç bölümden oluşan bir numaradır: devlet teşkilat numarası, dosya plan kodu ve belge kayıt numarası 45.
- Tarih 245. Gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır 45.
- Konu 245. "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır 5.
- Gönderilen makam 245. Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir 5.
- İlgi 245. Yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirtir 5.
- İmza 245. Yazıyı imzalayan kişinin adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır 5.
Ayrıca, metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir, gerekli görülmesi hâlinde rakamlar parantez içinde harfle de gösterilebilir 2.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: