Resmi belgelerde örnek yazımı şu şekilde olmalıdır:
- Başlık: Belgeyi gönderen kurumun adı, "T.C." kısaltması ve birimin adı büyük harflerle yazılır 12. Örnek: "T.C. ANKARA VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü" 4.
- Sayı: Başlığın sol satırından iki aralık aşağıda, kağıdın soluna yaslı olarak yazılır 34. Örnek: "Sayı: 69471265-930-E.3458" 4.
- Tarih: Sayının hizasından sağa yaslı olarak yazılır 4. Örnek: "23.10.2014" 4.
- Konu: "Konu:" yan başlığı, sayının bir aralık altına yazılır 34. Örnek: "Konu: Personel Alımı" 4.
- Metin: "İlgi" ile "İmza" arasındaki kısımdır 34. Metne, ilgi bölümünün son satırından itibaren iki aralık bırakılarak başlanır 3.
- İmza: Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak, yazıyı imzalayacak makamın adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır 34.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: