Resmi yazışma kuralları, yazılı iletişimde netlik, düzen ve saygıyı sağlamak için geliştirilmiş kurallardır 1. İşte bazı temel resmi yazışma kuralları:
- Başlık: Belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür 34.
- Sayı: Belgenin kayıt numarasının belirtildiği bölümdür 34.
- Tarih: Belgenin yazıldığı tarihi belirten bölümdür 34.
- Konu: Belgenin konusunun kısa ve öz bir şekilde belirtildiği bölümdür 14.
- Giriş: Belgenin konusunun kısaca açıklandığı bölümdür 1.
- Gövde: Belgenin konusunun ayrıntılı olarak açıklandığı bölümdür 1.
- Sonuç: Belgenin sonucunun belirtildiği bölümdür 1.
- İmza: Belgeyi imzalayan kişinin adının ve unvanının belirtildiği bölümdür 13.
Ayrıca, resmi yazışmalarda yazım kurallarına uygunluk, dil ve üslubun özenle seçilmesi ve büyük harflerin doğru kullanımı gibi ek kurallar da geçerlidir 2.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: