Dilek ve şikayet kutusu kullanımı şu adımlarla gerçekleştirilir: 1. Şikâyetin İletilmesi: Şikâyetler, kutuya yazılı olarak veya sözlü olarak yapılabilir. 2. Teslim Alma ve Kayıt: Şikâyet formu, ilk aşamada bir üst seviyedeki birim sorumlusuna teslim edilir. 3. Analiz ve Değerlendirme: Yönetim temsilcisi, şikâyeti analiz eder, sorunun kök nedenini tespit etmeye çalışır ve potansiyel çözümleri belirler. 4. Toplantı ve Onay: Analiz tamamlandıktan sonra, görevli kişi işçiyi toplantıya çağırır ve potansiyel çözümü sunar. 5. Geri Bildirim: Şikâyetlerin ele alınmasından sonra, ilgili taraflara sonuçların bildirilmesi ve gerekirse sürecin web sitesi üzerinden paydaşlarla paylaşılması sağlanır.