Hazirun cetvelinin ticaret odası onayı alınması için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Hazırlık: Toplantının yapılacağı şirketin yönetim kurulu veya müdürler kurulu, hazirun cetvelini hazırlar. 2. Katılımcı Bilgilerinin İşlenmesi: Pay sahiplerinin kimlik bilgileri, adresleri, uyruğu, sahip oldukları paylar ve katılım biçimleri (asaleten/vekaleten) cetvele yazılır. 3. İmzalar: Katılımcılar, cetvelde adlarının karşısına imza atarak toplantıya katıldıklarını teyit ederler. 4. Onaylar: Cetvel, toplantı başkanı, yazman ve varsa bakanlık temsilcisi tarafından da imzalanarak resmiyet kazanır. 5. Noter Onayı: Eğer ticaret siciline tescil başvurusu yapılacaksa veya toplantıda bakanlık temsilcisi bulunuyorsa, hazirun cetvelinin noter onaylı örneği de sunulmalıdır. Bu şekilde hazırlanan hazirun cetveli, şirketin genel kurul belgeleri arasında saklanır ve gerektiğinde dış kurumlara noter tasdikli olarak sunulur.