Kongre akış planı, kongre organizasyonunun tüm aşamalarını içeren ve işlerin zamanlamasını belirten bir plandır. Bu plan genellikle aşağıdaki adımları kapsar: 1. Kongre Merkezinin Belirlenmesi: Kongre için uygun bir kongre merkezinin seçilmesi ve gerekli rezervasyonların yapılması. 2. Web Sitesi Oluşturulması: Kongre ile ilgili detaylı bilgilerin yer alacağı bir web sitesinin hazırlanması. 3. Kongrenin Tanıtımı: Kongre öncesi, yurt içinde ve gerekirse yurt dışında konuyla ilgili toplantılarda stant açılarak kongrenin tanıtılması. 4. Basılı Malzemeler: Kongre logosu, duyurular, bildiri özet formları, posterler, antetli kağıt gibi materyallerin tasarlanması ve basılması. 5. Kayıt İşlemleri: Katılımcıların kayıtlarının alınması ve onlara yaka kartı verilmesi. 6. Program ve Etkinlikler: Kongre programının oluşturulması, açılış konuşmaları, panel oturumları ve sosyal etkinliklerin planlanması. 7. Teknik Hazırlık: Ses, ışık ve simultane çeviri gibi teknik altyapının hazırlanması. 8. Bütçe ve Muhasebe: Kongre bütçesinin netleştirilmesi ve sponsorluk işlemlerinin yürütülmesi.