BelgeYönetimi

BEYAS Koordinatörlüğü, Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) kapsamında yer alan bir birimdir.

Devlet arşivine dosya ekleme işlemi, Belge Tarama Sistemi (BETSİS) üzerinden yapılır. Bu sistem üzerinden dosya eklemek için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir: 1. Katalog.devletarsivleri.gov.tr adresinden Belge Tarama Sistemi giriş ekranına ulaşın. 2. Giriş ekranında kullanıcı adı ve şifrenizi girin. 3. Giriş yaptıktan sonra üst menüden "Basit Arama" veya "Detaylı Arama" kısmından tarama yapın. 4. Bulunan sonuçlardan incelemek istediğiniz belgenin özetini tıklayın ve ön izleme sayfasını açın. 5. Sol tarafa belgenin sayfalarını, seçme kutucuklarını ve görüntüleme butonlarını listeleyin. 6. Orta kısımda belgenin ön izlemesini görüntüleyin. 7. Satın almak istediğiniz sayfaların yanlarında bulunan "seçme kutucuğu" işaretleyin. 8. İşaretli belge görüntülerini almak için "Seçili Görüntüleri Al" butonuna tıklayın ve belgeleri "E-Satış -> Satın Alınacak Belge Görüntüleri" kısmına ekleyin. 9. Üst menüden "E-Satış -> Satın Alınacak Belge Görüntüleri" kısmına tıklayarak satın alınacak belge görüntüleri sayfasını açın. 10. Satış sözleşmesini onayladıktan sonra "Satın Almayı Başlat" butonu ile ödeme ekranına geçin ve ödemenizi tamamlayın. 11. Ödeme işlemi tamamlandıktan sonra "E-Satış -> Satın Alınan Belge Görüntüleri" menüsünden "Görüntüle" butonu ile satın alınan belge görüntülerine ulaşın. Ayrıca, araştırma salonlarından da belge görüntüleri temin edilebilir.

Çapraz kesim kağıt imha makinesi, belgeleri çapraz veya konfeti şeklinde keserek imha eden bir makinedir. İşe yaradığı alanlar: - Ofis ve iş yerleri: Çoklu kullanıcıların belge imha ihtiyaçlarını karşılar. - Devlet kurumları: Yüksek güvenlik gerektiren belgelerin imhası için idealdir.

E-Arşiv Fatura'nın 1. ve 2. nüshalarını almak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. E-Fatura Kullanıcısı Olmak: E-Arşiv Fatura kesebilmek için öncelikle e-fatura sistemine kayıtlı olmak gereklidir. 2. Başvuru ve Gerekli Belgeler: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-fatura portalına başvuru yapılmalı ve başvuru formunda vergi numarası, ticaret sicil bilgileri ve yetkili kişinin bilgileri gibi detaylar yer almalıdır. 3. Fatura Düzenleme ve Onay: Başvuru onaylandıktan sonra e-arşiv faturaları, GİB portalı veya özel entegratör üzerinden düzenlenebilir ve elektronik imzayla veya mali mühürle onaylanmalıdır. 4. Saklama ve İbraz: E-arşiv faturaları dijital ortamda saklanabilir ve gerektiğinde elektronik veya kâğıt fatura olarak ibraz edilebilir.

Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezi (SBM) tutanağına belge ekleme, kaza tespit tutanağının doldurulmasının ardından 5 iş günü içinde yapılmalıdır.

PAPP (Production Part Approval Process) dosyası içinde genellikle aşağıdaki belgeler ve bilgiler bulunur: 1. Tasarım Kayıtları: Parça teknik resimleri, parça malzeme listesi ve ölçülendirme gibi tasarım bilgileri. 2. Onaylı Mühendislik Değişikliği Dokümanları: Yazı veya teknik resim ortamında kaydedilen değişiklikler. 3. Müşteri Mühendislik Onayı: Müşterinin istekleri doğrultusunda yapılan değişikliklerin onayı. 4. Tasarım FMEA (Hata Türleri ve Etkileri Analizi): Tasarım kaynaklı oluşabilecek hataların ve çözüm yollarının analizi. 5. Proses/İş Akış Şemaları: Süreç ve iş akışlarının her aşamasının açıklandığı şemalar. 6. Boyutsal Sonuçlar: Parçanın boyutlarının müşterinin isteklerine uygunluğunun kontrolü. 7. Malzeme/Performans Sonuçları: Parçanın malzeme muhteviyatı ve dayanıklılığının test edilmesi. 8. Ölçüm Sistemleri Analiz Çalışması: Ölçüm sisteminin güvenilirliğinin değerlendirilmesi. 9. Kontrol Planı: Parçaların hangi koşullarda ve sürelerde test edildiği bilgisi. 10. Parça Garanti Mektubu (PSW): Tüm PPAP şartları sağlandığında doldurularak müşteriye onay için sunulur. Bu içerik listesi, müşterinin talebine göre değişiklik gösterebilir.

Protokol numarası farklı bağlamlarda çeşitli anlamlara gelebilir: 1. İnternet Protokolü (IP) Numarası: Ağ bağlantılarının benzersiz tanımlayıcısıdır ve bir cihazın bulunduğu ağı ve adresini belirtir. 2. Etkinlik Protokolü Numarası: Organize edilen etkinliklerde her bir etkinliğe atanan referans numarasıdır. 3. Kurumsal veya Hükümet Protokolü Numarası: Resmi yazışmalarda veya belge paylaşımlarında belgenin sırasını veya kayıt sistemini belirlemek için kullanılır. 4. İletişim veya Haberleşme Protokolü Numarası: İletişim sistemlerinde belirli bir numaralandırma sistemine göre tanımlanan iletişim protokollerini ifade eder. Ayrıca, hasta protokol numarası da hastanelerde her bireye özel olarak verilen ve sağlık kayıtlarını tutmak için kullanılan benzersiz bir numaradır.

BEYAS Koordinatörlüğü, Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi'ni koordine eder ve yürütür. Bu koordinatörlüğün başlıca görevleri şunlardır: 1. Belge Yönetimi: Üniversitede üretilen belgelerin dosyalanması, saklanması ve arşivlenmesi süreçlerini yönetmek. 2. e-BEYAS Uygulamaları: Elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemlerinin geliştirilmesi ve uygulanmasını sağlamak. 3. Eğitim ve Farkındalık: Üniversite çalışanlarına ve yöneticilerine e-BEYAS konusunda bilgilendirme ve eğitimler düzenlemek. 4. Proje Üretimi: Belge yönetimi ve arşivleme ile ilgili projeler üretmek ve uygulamak.

CRN kodu, farklı sektörlerde kullanılan Müşteri Referans Numarası'nın kısaltmasıdır. Bazı CRN kodu kullanım alanları: - Bankacılık: Hesap yönetimi ve işlem takibi için kullanılır. - Kamu hizmetleri: Elektrik, su veya gaz gibi hizmetlerin faturalandırılması ve müşteri tanımlaması için kullanılır. - Eğitim: Öğrenci kayıtlarının yönetimi ve akademik erişim için kullanılır. - Devlet: Vergi iadeleri ve sosyal güvenlik işlemleri gibi konularda kimlik doğrulaması için kullanılır. CRN kodunu bulma yolları: - Banka ekstreleri: Hesap numarası yanında veya üstte yer alır. - Online bankacılık: Hesap özeti veya profil sayfasında bulunur. - Fatura ve belgeler: Utility faturalarında ve resmi devlet belgelerinde yazılıdır.

Föy dosya, çeşitli amaçlarla kullanılan bir dosyalama gerecidir: 1. Kurumsal Sunumlar: Teklif, kartvizit, katalog veya broşür gibi tanıtım araçlarını aynı anda müşteriye sunmak için kullanılır. 2. Eğitim: Eğitim kurumlarında ders konularını özetlemek veya öğrencilere bilgi vermek için kullanılır. 3. Belge Saklama: Evrak, dosya, proje veya belgeleri korumak, düzenlemek ve güvenli bir şekilde saklamak için idealdir. 4. Menü ve Fiyat Listeleri: İşletmelerde menü ve ürün fiyatlarını sergilemek için kullanılır.

Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Belgenet, kurumsal belgelerin elektronik ortamda yönetilmesini sağlayan bir belge yönetim sistemidir. Bu sistem sayesinde: - Kağıt tasarrufu sağlanarak 450 ton kağıttan tasarruf edilmiş ve 22 bin ağacın kesilmesi engellenmiştir. - Bürokratik süreçler hızlanmış ve belgelerin etkin takibi, kolay erişim ve güvenli arşiv imkanı sunulmuştur. - Engelli vatandaşların istihdamı kolaylaştırılmıştır. Belgenet, e-Devlet Kapısı üzerinden de erişilebilir durumdadır.

Alaris tarayıcıların bazı işlevleri: Belge tarama. Görüntü işleme. Veri toplama. Dijital arşivleme. Barkod okuma. Çoklu besleme algılama. Akıllı belge koruma. Ağ entegrasyonu.

E-arşiv faturada sipariş numarası, genellikle belgenin üst kısmında "Fatura No" başlığı altında yer alır.

Yaprak dosya, çeşitli belge türlerini depolamak ve düzenlemek için kullanılan bir dosya biçimidir. İşe yaradığı bazı alanlar: 1. Ofis yazılımları: Microsoft Word belgeleri, Excel tabloları, PowerPoint sunumları gibi yaygın dosya türlerini içerir ve bu dosyaların düzenlenmesini, paylaşılmasını ve saklanmasını sağlar. 2. Sunum ve teklifler: İş sunumlarında ve tekliflerde kullanılarak, bilgilerin daha düzenli ve profesyonel bir şekilde sunulmasına yardımcı olur. 3. Medya ile ilişkiler: Basın bültenleri ve firma bilgilerini tek bir dosyada birleştirerek, medya çalışanlarının firmayı tanımasını kolaylaştırır. 4. Satış sonrası hizmetler: Garanti belgeleri veya kullanım kılavuzları gibi belgelerin müşterilere sunulmasında kullanılır, böylece firmanın kurumsallığı vurgulanır.

Adsız doküman ifadesi, farklı bağlamlarda farklı anlamlar taşıyabilir. Genel düzenleyici işlemler: Anayasa'da sayılmayan, idarenin genel düzenleme ve takdir yetkisinden doğan, tüzük ve yönetmelik dışındaki tüm genel düzenleyici işlemleri ifade eder. Google Dokümanlar: Google Dokümanlar'da, "Adsız doküman" ifadesi, yeni bir doküman oluşturulduğunda, doküman adı girilmeden önce görünen ifadedir. Ayrıca, "adsız" kelimesi genel olarak "adı olmayan, isimsiz" anlamına gelir.

Dijitalleşme, bilgi ve belge yönetimini çeşitli şekillerde etkiler: 1. Verimlilik Artışı: Belgelerin dijital ortamda organize edilmesi, çalışanların ihtiyaç duydukları bilgilere hızlı ve kolay erişim sağlamasını sağlar. 2. Maliyet Tasarrufu: Kağıt, mürekkep, yazıcı ve fiziksel depolama gibi masrafların azalmasına yol açar. 3. Güvenlik: Dijital belgelerin şifrelenmesi, kullanıcı yetkilendirme ve yedekleme gibi özelliklerle korunması, veri güvenliğini artırır. 4. Yasal Uyumluluk: Belgelerin belirli bir süre boyunca saklanması ve erişilebilir olması yasal gerekliliklerini karşılamak için ideal çözümler sunar. 5. Çevresel Katkı: Kağıt kullanımını minimuma indirerek çevre dostu bir yaklaşım benimsenmesini sağlar.

Baskıda düzenleme, bir belgenin yazdırıldığında nasıl görüneceğini önceden kontrol etme ve gerekli düzeltmeleri yapma sürecidir. Bu düzenleme şunları içerebilir: - Metin ve görsellerin yerleşimi: Sayfadaki metin, resim ve grafiklerin konumlarının ayarlanması. - Sayfa düzeni: Sayfa kenar boşlukları, başlık ve altbilgi gibi unsurların belirlenmesi. - Renk ve çözünürlük: Baskı için uygun renk formatının (CMYK) seçilmesi ve yüksek çözünürlüklü görsellerin kullanılması. - Taşma payı ve kesim işaretleri: Tasarımın kesim sırasında beyaz kenar kalmayacak şekilde ayarlanması.

İnnova Doküman Yönetim Sistemi (Documents Innova), kurumsal doküman, belge ve arşiv yönetimi için kullanılan bir platformdur. Başlıca özellikleri: - Versiyonlama: Belgelerin versiyonlarının takip edilmesi ve kontrol edilmesi. - İş akışı yönetimi: Belgelerin iş akışlarına dahil edilmesi ve özel iş akışlarının görsel olarak düzenlenmesi. - Tarama ve OCR: Belgelerin taranması ve sayfa sınırlaması olmaksızın OCR işlemine tabi tutulması. - Arşiv yönetimi: Belgelerin kategorilere ayrılarak arşivlenmesi ve silinememesi. - IRM şifreleme: Belgelerin şifrelenmesi ve hak yönetimi. - Entegrasyon: Web tabanlı ve SOA mimarisi sayesinde diğer kurumsal uygulamalarla entegre olabilmesi. Documents Innova, büyük ölçekli şirketlerin elektronik belge, form ve süreç yönetimi ihtiyaçlarını karşılamak üzere geliştirilmiştir.

SignNow adlı platform, elektronik imza çözümü sunarak aşağıdaki işlevleri yerine getirir: 1. Belge İmzalama ve Gönderme: Belgeleri çevrimiçi olarak imzalayıp göndermeyi sağlar, fiziksel evrak ihtiyacını ortadan kaldırır. 2. Güvenlik ve Uyumluluk: Elektronik imzaların yasal olarak bağlayıcı olmasını ve ESIGN Act, UETA gibi düzenlemelere uygun olmasını sağlar. 3. Mobil Erişim: iOS ve Android cihazlar için mobil uygulamalar sunarak belgelerin her yerden yönetilmesini mümkün kılar. 4. Entegrasyon: Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft Office 365 gibi popüler uygulamalarla entegre çalışır. 5. Özelleştirilebilir Templates: Sık kullanılan belgeler için özelleştirilebilir şablonlar sunar. Bu özellikler, insan kaynakları, satış, hukuk ve gayrimenkul gibi çeşitli sektörlerde belgelerin daha verimli yönetilmesine yardımcı olur.

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) şablonlarını oluşturma yetkisi genellikle sistem yöneticileri veya belge yönetimi biriminde görevli kullanıcılar tarafından sahiptir.