Evrak takibi çeşitli yöntemlerle yapılabilir, bunlardan biri Doküman Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden yapılan takiptir 12.
DYS üzerinden evrak takibi yapmak için aşağıdaki adımlar izlenir:
- Belge Kaydı Oluşturma: Evrak, sistemde tanımlanır ve belge numarası, adı, tarihi gibi bilgiler girilir 1.
- Belge İşlem Süreçlerinin Belirlenmesi: Evrakın hangi departmanlardan geçeceği ve hangi işlemlerden geçeceği belirlenir 1.
- Belge Takibi: Evrakın hareketleri takip edilir, hangi departmandan hangi departmana gittiği ve hangi aşamada olduğu kaydedilir 12.
- Raporlama: Evrak hareketleri hakkında detaylı bilgilere erişmek için raporlama yapılır 12.
DYS sistemi, genellikle bulut tabanlı bir yazılım olup, internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan kullanılabilir 1.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: