Resmi evrakta başlanırken aşağıdaki adımlar izlenmelidir:
- Başlık: Belgenin neye yönelik hazırlandığını belirten kısa ve öz bir başlık eklenmelidir 4.
- Gönderici Bilgileri: Evrakın göndericisine yönelik bilgilerin, varsa unvan, ad soyad ve iletişim bilgilerine yer verilmelidir 13.
- Alıcı Bilgileri: Evrakın alıcısına yönelik isim soy isim ve iletişim bilgileri mutlaka eklenmelidir 13.
- Tarih: Belgenin yazıldığı tarih sağ üst köşeye veya yazının başlangıcına yazılmalıdır 4.
- Konu: "Konu:" şeklinde belgenin üst soluna sayının altına yazılmalıdır 2.
- Metin: İlgi ve imza arasında kalan bölgeye, belgenin amacı ve içeriği hakkında bilgiler yazılmalıdır 3.
- İmza: Belgeyi imzalayacak kişinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılmalıdır 35.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: