Ortaklar pay defterinin doğru ve eksiksiz doldurulması için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Defterin Başlangıç Kısmı: Şirketin unvanı, ticaret sicil numarası, kuruluş tarihi ve şirket türü gibi temel bilgiler yazılır. 2. Ortakların Bilgilerinin Kaydı: Ortağın adı, soyadı veya unvanı, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası veya vergi numarası kaydedilir. Adres bilgileri, sahip olduğu pay sayısı ve nominal değeri her bir ortak için ayrı bir satır veya sayfaya işlenir. 3. Pay Değişikliklerinin İşlenmesi: Pay devirleri veya artırımları tarih sırasına göre işlenir. Devir işlemi yapılırken pay devrinin tarihi, devir eden ve devralanın bilgileri, devir edilen pay miktarı ve değeri kaydedilir. 4. Yasal Gerekliliklere Uyum: Defterler Türkçe olarak tutulur, kısaltma, rakam, harf ve sembol kullanılması durumunda anlamları açıkça yazılır. Yazımlar ve kayıtlar, önceki içeriğin anlaşılamayacak şekilde silinmesi veya değiştirilmesi yasaktır. Ortaklar pay defteri, noter onayına tabi bir defterdir.