EBYS'de (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) belge göndermek için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Evrak Oluşturma: EBYS üzerinden yeni bir evrak oluşturulur veya dışarıda hazırlanmış bir yazı sisteme eklenir. 2. İmza ve Dağıtım: Evrak imzalandıktan sonra sayı ve tarih alır, ardından dağıtım aşamasına geçilir. 3. Dağıtım Yöntemleri: Dağıtım üç şekilde yapılabilir: - Otomatik Dağıtım: EBYS üzerinden oluşturulan evraklar, Alıcı Birim olarak seçilen İTÜ içindeki birimin "Yeni Gelen Evraklar" bölümüne otomatik olarak düşer. - KEP ile Gönderim: Eğer alıcı kurum KEP kullanıyorsa, evrak kayıtlı e-posta yoluyla gönderilir. - Fiziksel Dağıtım: EBYS veya KEP ile gönderimin mümkün olmadığı durumlarda, evrak üzerine kaşe basılarak "Birim Posta Sorumlusu" yoluyla gönderilir. 4. Gönderme Türü: Evrak gönderim türü olarak "Kayıtlı E-Posta" seçilir.