Karar defteri tutarken dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar: Numaralandırma ve tasdik: Her sayfa 1'den başlayarak numaralandırılmalı ve noter mührüyle tasdik edilmelidir. Bilgi içeriği: Karar defterine karar tarihi, karar sayısı, kararın içeriği, toplantıda hazır bulunanlar ve yönetim kurulu üyelerinin imzaları yazılmalıdır. Elektronik katılım: Bazı üyelerin elektronik ortamda katıldığı toplantılarda, bu durum belirtilmeli ve elektronik imza kullanılmalıdır. Muhalefet şerhi: Yönetim kurulu üyelerinden birinin karara muhalefeti varsa, bu şerh karar defterine geçirilmelidir. Saklama süresi: Tüm defterler 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Yenileme: Defter bittiğinde yeni defter notere onaylatılarak kullanılmaya başlanmalıdır. Apartman karar defteri için ek kurallar: Giderlerin kaydı: Yapılan giderler, karar defterine kaydedilmeli ve giderin dayanağı olan karar sayısı, miktarı, kime yaptırıldığı ve eki fatura bilgileri yazılmalıdır. Tebligat ve protokoller: Kat maliklerine çıkarılan tebligat ve ihtarlara ilişkin detaylar ile yüklenicilerle veya üçüncü şahıslarla yapılan protokoller de karar defterine yazılmalıdır. Karar defteri tutma kuralları, defterin türüne ve kullanım amacına göre değişiklik gösterebilir.