Özel kalem müdürlerinin atanma yöntemleri, görev yapılan kuruma göre değişiklik gösterebilir: Devlet kurumları: Devlet kurumlarında özel kalem müdürü olabilmek için lisans mezunu olma zorunluluğu vardır. Belediye ve bağlı kuruluşlar: Bu kurumlarda özel kalem müdürlüğü kadroları, 657 sayılı Kanunun 59. maddesine göre istisnai kadrolar arasında yer alır. Özel kalem müdürlüğü kadrolarına yapılacak açıktan atamalar, Çevre ve Şehircilik Bakanlığı'nın izni ile gerçekleştirilir.