E-postada hitap şekli şu şekilde yapılabilir: Resmi yazışmalarda: "Sayın [İsim Soyisim]" veya "Merhaba [İsim] Bey/Hanım" kullanılabilir. Aynı statüdeki kişilere: "Bilgilerinize sunarım", "Yapabilir miyiz?", "Saygılarımla" gibi ifadelerle bitirilebilir. Üst yöneticiye yazarken: "Arz ederim", "Görüşlerinize sunarım" gibi ifadeler uygundur. Ast personele yazarken: "Yapılmasını rica ederim" gibi ifadeler kullanılabilir. E-postanın başında, iletmek istenen kişiler "Merhaba Ahmet ve Ayşe" gibi belirtilerek yazılabilir. Ayrıca, e-postada "sen" yerine "biz" veya "siz" gibi çoğul ifadeler kullanmak nezaket kuralıdır.