Defter tutma dosyası hazırlama süreci, kullanılan sisteme ve defter türüne göre değişiklik gösterebilir. Elektronik Defter (e-Defter) tutma sürecinde genel adımlar: 1. Başvuru: edefter.gov.tr adresinde yer alan "Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi"nin imzalı aslı ile gerekli diğer belgelerin sunulması. 2. Format ve Standartlar: Defterlerin, XBRL GL taksonomisine uygun olarak hazırlanması. 3. Oluşturma ve Onaylama: Aylık dönemler itibarıyla defterlerin oluşturulması, NES veya Mali Mühürle zaman damgalı olarak imzalanması/onaylanması. 4. Berat Dosyaları: Defterlere ait berat dosyalarının oluşturulması ve e-Defter uygulamasına yüklenmesi. 5. Muhafaza ve İbraz: Başkanlıktan onaylı berat dosyalarının muhafaza edilmesi. Defter-Beyan Sistemi gibi dijital sistemlerde ise gelir ve gider kayıtları elektronik ortamda gerçekleştirilir, defterler bu kayıtlardan hareketle oluşturulur ve saklanır. Defter tutma sürecinde bir mali müşavirden destek alınması önerilir.