Defter tutma tespit robotu olarak bilinen Defter Beyan Sistemi'nin kullanımı şu adımlarla gerçekleştirilir: 1. Ön Hazırlık: GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) internet sitesinde "Defter Beyan" menüsüne girerek sistem hakkında ön bilgilendirme dokümanlarını inceleyin. 2. e-Devlet veya GİB Üzerinden Giriş Yapma: Sisteme e-Devlet şifresi veya İnternet Vergi Dairesi kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yapın. 3. Bilgi Girişi ve Profil Oluşturma: İşletmenize ait unvan, adres, faaliyette bulunduğunuz sektör gibi temel bilgileri girin. 4. Defter Oluşturma ve Beyanname Dönemlerini Tanımlama: Sistemde işletmenizin hesap dönemi ve defter türünü (işletme, serbest meslek vb.) tanımlayın. 5. Belgelerin Kaydı ve Takibi: Fatura, serbest meslek makbuzu, gider pusulası gibi tüm belge kayıtlarını sisteme yükleyin. 6. Onaylama ve Dönem Kapatma: Her beyan döneminin sonunda, sisteme girilen verilerin doğruluğunu kontrol edin ve onaylayın. Defter Beyan Sistemi'nin kullanımı ücretsizdir, ancak özel entegratör yazılımları veya danışmanlık hizmetleri ücretli olabilir.