Ara tatil panosu, genellikle ara tatil başlamadan önce hazırlanır. Örneğin, 2025-2026 eğitim öğretim yılı için Kasım ara tatili 10-14 Kasım arasında yapılacaksa, pano çalışmaları Ekim ayının son haftalarında veya Kasım ayının başlarında yapılabilir. Pano yapımında, tatil hedefini belirlemek, seyahat tarihlerini ve bütçeyi planlamak, her aile üyesi için paketleme listeleri oluşturmak ve hatıra alanı oluşturmak gibi adımlar izlenir.