Resmi yazı dağıtımında şu adımlar izlenir: 1. Dağıtım Başlığının Yazılması: "Dağıtım:" başlığı, "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna yazılır. 2. Muhatapların Belirlenmesi: - Gereği: kısmına, yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar yazılır. - Bilgi: kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler yazılır. 3. Düzenleme: "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. 4. Ek Durumunda: Ek yoksa dağıtım, "EKLER" yerine yazılır. Örnek: - Gereği: Mühendislik Fakültesi Dekanlığı - Bilgi: Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğü Bu kurallara uygun olarak yapılan dağıtım, yazının etkinliğini ve düzenini artırır.