EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Ege Üniversitesi'nde şu şekilde kullanılır:
- EBYS sistemine giriş: Kurum tarafından verilen kullanıcı adı ve şifre ile EBYS ana ekranına giriş yapılır 1.
- Evrak işlemleri: Ana ekrandaki menüden "Evrak İşlemleri" bölümüne tıklanır ve "Evrak Oluştur" seçeneği seçilir 1.
- Evrak bilgilerinin girilmesi: Konu kodu ve konu, evrakın içeriği yazılır, kaldırılacak klasörler seçilir ve miat (saklama süresi) belirlenir 1.
- Resmi yazının yazılması: EBYS editörü üzerinden resmi yazı yazılır, gerekirse ekler yazılır ve dosya olarak eklenir 1.
- Kaydetme ve onaya sunma: Yazı tamamlandıktan sonra "Kaydet" ve ardından "Onaya Sun" butonlarına tıklanır 1. Onay yetkilisi, evrakı e-imza ile imzalar 1.
- Gönderim: Onaylandıktan sonra evrak, ilgili kurum veya kişilere dijital olarak gönderilir 1.
EBYS'nin mobil uygulaması da mevcuttur ve Android tabanlı mobil cihazlarda Google Play, IOS tabanlı cihazlarda ise Apple Store üzerinden indirilerek kullanılabilir 2.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: