Arşiv programları, belgelerin dijital ortama aktarılması ve yönetilmesi için kullanılır ve çeşitli işlevler sunar:
- Veri Saklama ve Yönetim: Belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve sınıflandırılmasını sağlar 12.
- Hızlı Erişim: Dijital arşivler, belgelere hızlı ve kolay erişim imkanı sunar, bu da iş süreçlerini hızlandırır 23.
- Veri Güvenliği: Yetkilendirme, şifreleme ve yedekleme gibi güvenlik önlemleriyle verilerin izinsiz erişime karşı korunmasını sağlar 23.
- Maliyet Tasarrufu: Fiziksel depolama alanı ve ilgili maliyetleri azaltır, kağıt, toner ve dosya gibi malzemeleri tasarruflu kullanır 13.
- Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak çevre üzerindeki etkiyi minimize eder 3.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: