Arşiv ve dosya arasındaki temel farklar şunlardır:
- Arşiv: Geçmişteki hukuki süreçlerin ve belgelerin saklandığı, daha geniş kapsamlı bir kayıt sistemidir 12. Arşiv kayıtları, infazı tamamlanmış cezaları, ertelenmiş cezaları ve doğrudan arşiv kaydına alınan kararları içerir 1. Bu kayıtlar, genellikle devlet hafızasında tutulur ve belirli bir süre boyunca saklanır 1.
- Dosya: Bir veya daha fazla dosya ve klasörün tek bir dosyada sıkıştırılması ve saklanması için kullanılan, daha spesifik bir terimdir 5. Dosyalar, veri boyutunu küçültmek ve verilerin aktarılmasını kolaylaştırmak için kullanılır 5.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: