Resmi ve özel terimleri, farklı bağlamlarda farklı anlamlar taşır:
- Resmi: Devletin veya kamu kurumlarının ilgili olduğu, devletle bağlantılı olan şeyleri ifade eder 13. Resmi belgeler, kamu görevlileri tarafından görevlerinin gereği olarak düzenlenen yazılardır 25.
- Özel: Devletle bağlantısı olmayan, kişisel veya hususi olan şeyleri ifade eder 4. Özel belgeler ise resmi belgelerden sayılmayan, doğrudan hukuken hüküm ve sonuç doğuran yazılardır 25.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: