Ombudsmana şikayet edildiğinde şu süreçler yaşanır: 1. Şikâyet Alma: Ombudsman, kendi görev alanına giren konularla ilgili idarelerin hak ve menfaat ihlallerini soruşturmak için şikayet üzerine harekete geçer. 2. Resen Soruşturma: Ombudsman, toplumda infial yaratan veya vatandaşın korkarak şikayet edemeyeceği durumları da resen araştırabilir. 3. Bilgi ve Belge Talebi: Ombudsman, soruşturma için gerekli gördüğü hallerde bilirkişi uygulamasından yararlanabilir ve kamu arşivlerinden her türlü bilgi ve belgeyi talep edebilir. 4. Tavsiye Kararı: Soruşturma sonucunda ombudsman, idarenin kusurlu olduğuna karar verirse, tavsiye niteliğinde bir karar tebliğ eder; bu karar, idareyi hatasını düzeltmeye çağırır. 5. Kamuoyuna Açıklama: Ombudsman, soruşturma sonuçlarını ve elde ettiği bilgi ve belgeleri kamuoyuna açıklayabilir. Ombudsman kararları bağlayıcı değildir ve idari yargı yoluna gidilmesini engellemez.