Olağanüstü toplantıda gündem belirlemek için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Amaç Belirleme: Toplantının temel amacını net bir şekilde ifade etmek, katılımcılara toplantının neden düzenlendiğini anlamak için gereklidir. 2. Hedefler: Toplantının sonunda ulaşmak istenen spesifik hedefleri belirlemek, katılımcılar için motivasyon sağlar ve toplantının sonucunu değerlendirmeyi kolaylaştırır. 3. Toplantı Konusu: Ana temayı belirlemek, katılımcıların odaklanmasını sağlar ve gereksiz tartışmaların önüne geçer. 4. Katılımcılar: Toplantıya kimlerin katılacağını ve her bir katılımcının rolünü belirlemek, toplantının dinamiklerini etkiler. 5. Yer ve Tarih: Toplantının gerçekleşeceği mekanı ve yapılacağı tarihi belirtmek, katılımcıların zamanlarını planlamalarına yardımcı olur. 6. Gündem Maddeleri: Toplantı süresince ele alınacak konuların sıralı bir listesini oluşturmak ve her bir gündem maddesi için tahmini süreler belirlemek, toplantının akışını yönetir. Gündem taslağını önceden tüm katılımcılara göndermek, onların hazırlıklı gelmelerini sağlar.