Resmi yazıda onay, aşağıdaki adımlarla gerçekleştirilir: 1. Yazı, ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makama sunulur. 2. İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. 3. "OLUR" un altında onay tarihi yer alır. 4. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve unvanı yazılır. Eğer teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa, bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır.