İzin onay formunda hem izne ayrılacak çalışanın hem de izni onaylayan şirket yetkilisinin imzaları bulunmalıdır. Çalışanın imzası, izin formunda izne ayrılacağı tarih, işe döneceği tarih ve izni kullanan personelin imzası gibi alanlarda yer alır. Şirket yetkilisinin imzası ise izni onaylayan yetkilinin adı, soyadı ve unvanı gibi bilgilerle birlikte onay bölümünde bulunur. Bu imzalar, yıllık ücretli izin hakkının yasal olarak kullanıldığına dair bir kanıt oluşturur.