Resmi yazışmalarda hitap şekli şu kurallara göre yapılır:
- Sayın ifadesi kullanılır: "Sayın [Unvan] [Soyadı]", örneğin "Sayın Milli Eğitim Bakanı" 13.
- Eğer alıcının ismi bilinmiyorsa, "Sayın İlgili" veya "İlgili Kişiye" gibi genel ifadeler kullanılabilir 3.
- Eşitlik durumunda, üst mercilere hitap ederken "Efendim" ifadesi tercih edilebilir 3.
- Akademik unvanlar için "Prof. Dr.", "Doç. Dr." gibi kısaltmalar kullanılabilir 5.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: