Veli toplantı tutanağında olması gerekenler: Toplantının tarihi, yeri ve saati gibi temel bilgiler. Görüşülen her maddenin ayrıntılı kaydı. Alınan kararlar. Toplantıya katılan velilerin, kararların yer aldığı imza sirküsünü imzalaması. Ayrıca, veli toplantılarında genellikle ele alınan konular arasında sınıftaki ilerleme süreci, akademik beklentiler, uzun vadeli hedefler, özel ve tıbbi ihtiyaçlar, öğrenci değerlendirmeleri ve güçlü/ihtiyaç alanları gibi başlıklar bulunur.