Şikayetvar'a şikayet edildiğinde firma genellikle şu adımları izler: 1. Şikayetin Firmaya İletilmesi: Şikayet, yazıldıktan hemen sonra firmaya iletilir. 2. Çözüm Arayışı: Firma, müşterinin memnuniyetini sağlamak amacıyla şikayetle ilgilenir ve çözüm üretmeye çalışır. 3. İletişim Kurma: Firma, şikayet sahibiyle konu hakkında görüşme sağlar veya sitede bir cevap yayınlar. 4. Sürecin Takibi: Şikayetvar, şikayetlerin çözümlenmesi için firmalara bildirimde bulunur ve sürecin takibini yapar. Her firmanın müşteriye ve şikayete yaklaşımı farklı olduğu için, bu aşamadan sonra yapılacak olanlar tamamen firmanın inisiyatifine bağlıdır.