Otel rezervasyon defteri, genellikle aşağıdaki adımları içeren bir süreçle tutulur: 1. Rezervasyon Alımı: Misafirler, telefonla, e-posta ile veya otelin web sitesi üzerinden rezervasyon yaptırır. 2. Sistem Girişi: Alınan rezervasyon bilgileri, otelin yönetim sistemine (PMS - Property Management System) girilir. 3. Check-in İşlemleri: Misafir otelde check-in yaptığında, kimlik bilgileri (pasaport, ehliyet vb.) alınır ve bu bilgiler kayıt altına alınır. 4. Ödeme Bilgileri: Misafirin konaklama ücreti ve varsa ek hizmetler için ödeme bilgileri (kredi kartı bilgileri, peşin ödeme vb.) alınır ve kaydedilir. 5. Oda Durumu Takibi: Otel yönetim sistemi, odaların durumunu (dolu, boş, temizlikte vb.) takip eder. 6. Ek Hizmetler: Misafirlerin talep ettiği ek hizmetler (restoran rezervasyonları, spa hizmetleri, tur organizasyonları vb.) kaydedilir ve faturalandırılır. 7. Kayıtların Saklanması: Tüm kayıtlar, otelin yönetim sisteminde dijital olarak saklanır.