Arşiv ve dokümantasyon arasındaki temel farklar şunlardır: Amaç: Dokümantasyon, bilgi kaydetme ve düzenleme sürecini ifade ederken, arşivleme bu sürecin sonucunda elde edilen belgelerin saklanması ve korunmasıdır. Kapsam: Dokümantasyon, genel olarak bir bilgi alanının veya konunun belgelerini toplamayı içerirken, arşivleme daha çok belirli bir kurum veya kuruluşun belgelerini kapsar. Kullanıcı Çevresi: Kütüphane tipi dokümantasyon merkezleri, genellikle eğitim ve araştırmaya yardımcı olmak amacıyla geniş bir kullanıcı kitlesine hizmet verir. Bilgi Niteliği: Arşivlenen bilgiler, genellikle daha uzun süreli saklama ve koruma gerektirir, çünkü bunlar tek nüshadır ve yayınlar gibi birçok yerde bulunmaz. Bu farklılıklar, arşiv ve dokümantasyonun birbirini tamamlayan ancak farklı işlevlere sahip süreçler olduğunu gösterir.