Özür mesajı yazarken dikkat edilmesi gerekenler: Giriş ve kapanış ifadeleri: Yazışmaya "sevgili" ile başlayıp "saygılar" ile sonlandırmak, mesajın otomatik gönderilmediği izlenimini yaratır. Doğrudan hitap: Kişiye doğrudan hitap etmek, mesajın kişisel olduğunu gösterir. Samimiyet: Yapılan hata karşısında üzgün olunduğunu net bir şekilde ifade etmek önemlidir. Sorumluluk alma: Hatanın tüm sorumluluğunu almak, karşı tarafı rahatlatır. Açıklama: Hatanın nedenini minimum düzeyde açıklamak ve çözüm sunmak gerekir. Jestler: İndirim kuponları veya hediye çekleri gibi jestler, yaşanan tatsızlığın unutulmasını sağlayabilir. Kurumsal kimlik: Mesajı kurumsal kimliğinizi yansıtan bir tasarım ve içerik düzeniyle hazırlamak önemlidir. Örnek bir özür mesajı: > "Yaşadığınız talihsizlikten dolayı çok üzgün olduğumuzu dile getirmek isteriz. Şirketimizden kaynaklı yaşadığınız olumsuzluk en kısa sürede düzeltildi/düzeltilecek. Bir daha tekrarının yaşanmaması için var gücümüzle çalışacağız. Saygılar, (Sorumlu adı/Şirket adı)".