Ticaret odasında hazirun cetveli almak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Şirket Yetkilileri Hazırlığı: Hazirun cetveli, şirketin yönetim kurulu, müdürler kurulu veya yetkilendirilmiş bir iç birim tarafından hazırlanır. 2. Pay Defteri İncelemesi: Şirketin güncel pay defteri kontrol edilir ve toplantı günü itibarıyla kimlerin ortak olduğu belirlenir. 3. Şablon Hazırlığı: Ticaret odalarının sunduğu örneklerden veya önceki toplantı formatlarından yararlanılarak bir hazirun cetveli şablonu hazırlanır. 4. Katılımcı Bilgilerinin İşlenmesi: Pay sahiplerinin kimlik bilgileri, adresleri, uyruğu, sahip oldukları paylar ve katılım biçimleri cetvele yazılır. 5. İmzaların Alınması: Katılımcılar, cetvelde adlarının karşısına imza atarak toplantıya katıldıklarını teyit ederler. 6. Onaylar: Cetvel, toplantı başkanı, yazman ve varsa bakanlık temsilcisi tarafından da imzalanarak resmiyet kazanır. Bu sürecin sonunda oluşturulan hazirun cetveli, şirketin genel kurul belgeleri arasında saklanır ve gerekirse noter tasdikli olarak dış kurumlara sunulur.