Teklif mektubu, bir satıcının potansiyel alıcılara gönderdiği, proje hakkında hayati bilgiler içeren, amaç ve hedefleri tanımlayan, zaman çizelgesini, bütçeyi, çalışma koşullarını ve gerekliliklerini belirten yazılı bir belgedir 2.

Teklif formu ise, ihale gibi durumlarda, ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen belgelerin (teklif mektubu dahil) bir zarfa konulması durumunu ifade eder 13. Bu zarfın üzerine isteklinin bilgileri ve teklifin ait olduğu işin bilgileri yazılır 13.