Kulüp aylık faaliyet raporlarının ne zaman hazırlanacağı, raporun türüne ve amacına göre değişiklik gösterebilir: Genel olarak aylık raporlar, ilgili dönemin bitiminden sonra 1-2 hafta içinde hazırlanır. Yıl sonu değerlendirme toplantıları ve faaliyet raporlarının hazırlanması, yıl boyunca yapılan etkinliklerin değerlendirilmesi amacıyla genellikle haziran ayında yapılır. Ayrıca, bazı özel durumlar için de aylık faaliyet raporları hazırlanabilir, örneğin bir projenin ara dönemlerinde veya belirli bir etkinlik sonrasında. Raporların zamanında hazırlanması için erken başlamak, sorumlulukları netleştirmek ve teknoloji destekli çalışmak önerilir.