Giden evrak kayıt defteri şu şekilde tutulur: Giden evrak, sıra numarası, gideceği yer, tarih, türü, bağlı olduğu kurum, numara (gelen evrakla aynı dosya numarası olmasına dikkat edilir) ve gelen evrakla uyuşuyorsa gelen evrakın tarihi ve numarası belirtilerek kayıt altına alınır. Giden evrak kayıt defteri, "giden evrak kayıt defteri" olarak ayrı bir defterde tutulabilir. Ayrıca, gelen ve giden evrak kayıt defterleri birleştirilerek tek bir defter olarak da muhafaza edilebilir. Giden evrak kayıt defterinde genellikle şu bilgiler yer alır: giden evrakın sıra numarası; gideceği yer; gönderiliş tarihi; eki; konusu; çıktığı dosya numarası; cevabını teşkil ettiği, gelen evrakın geliş sıra numarası ve tarihi. Giden evrak kayıt defterinin tutulmasına ilişkin daha detaylı bilgiye, aşağıdaki kaynaklar üzerinden ulaşılabilir: mevzuat.gov.tr; plusistanbul.com.tr. Ayrıca, dernekler tarafından tutulan giden evrak kayıt defterinin nasıl tutulacağına ilişkin bilgilere, siviltoplum.gov.tr adresinden ulaşılabilir. Defterlerin tutulma usulü ve tasdiki ile ilgili güncel bilgiler için ilgili resmi kurumlara danışılması önerilir.