Özel kalem müdürleri farklı kurumlarda farklı usullerle atanabilir: 1. Devlet Kurumları: Devlet kurumlarında özel kalem müdürü olabilmek için lisans mezunu olmak zorunludur. 2. Belediyeler: Belediyelerde özel kalem müdürü atamaları, İçişleri Bakanlığı'nın 2009 yılında çıkardığı genelgeye göre yapılır. Buna göre: - Özel kalem müdürü, öncelikle belediyede çalışan memurlar veya diğer kamu kurum ve kuruluşlarında çalışan memurlar arasından seçilir. - Memurlar dışındaki atamalar için İçişleri Bakanlığı'ndan izin alınması gerekir. - Atamalarda yükseköğrenim mezunlarına öncelik verilir.