Özel kalem sekreteri, üst düzey yöneticilerin veya kamu görevlilerinin günlük işlerini düzenlemek ve koordine etmekle sorumludur. Görevleri arasında: Randevu ve toplantıların düzenlenmesi: Yöneticinin programını oluşturmak ve randevuları ayarlamak. Yazışmaların takibi: Gelen ve giden yazışmaları takip etmek ve dosyaları düzenlemek. Seyahat düzenlemeleri: Seyahat programlarını yapmak ve gerekli organizasyonları gerçekleştirmek. Telefon trafiğinin yönetimi: Telefon görüşmelerini yönetmek ve yönlendirmek. Ofis malzemelerinin temini: Ofis malzemeleri ve ekipmanlarının teminini sağlamak. Ayrıca, özel kalem sekreteri, yöneticisinin ajandasını takip eder, şirket içi iletişimi yönetir ve önemli bilgileri toplayıp hazırlar.