Dosya sırtında olması gereken bilgiler şunlardır: 1. "Kurum Adı": Üniversitenin amblemi kullanılır. 2. "Birim Kodu": İlgili birimin kodu yazılır. 3. "Dosya Numarası": Kurum dosyalama planında ilgili dosyayı temsil eden kod. 4. "Dosya Konu Adı": "Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı"na göre verilen ad. 5. "Konu Dosya/Klasör Sıra Numarası": Aynı konuda birden fazla dosya oluşmuşsa sıra numarası verilir. 6. "Özel Bilgi Alanı": Dosya içinde bulunan belgelerin sayısı gibi erişimde kolaylık sağlayacak bilgiler için kullanılır. 7. "Dosyanın Yılı": Dosyanın ait olduğu yıl yazılır. Ayrıca, dosya sırtlık şablonlarında dosya adı, anahtar kelime, arşiv/envanter numarası gibi ek bilgiler de yer alabilir.