Dağıtımlı yazı yazmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir:
- Başlık: Belgenin en üst ortasına "T.C." ibaresi, ardından idarenin adı ve ilgili birimin adı yazılır 12.
- Sayı: Belgenin başına sayı verilir. Bu, devlet teşkilat numarası, dosya plan kodu ve belge kayıt numarasından oluşur 1.
- Tarih: Belgenin sağ üst köşesine gün, ay ve yıl olarak yazılır 12.
- "Konu" yan başlığı açılır ve belgenin soluna yazılır 12.
- Muhatap: Belgenin gideceği kurum yazılır. Eğer muhatap idare dışında bir kurumsa, adres de eklenir 12.
- "İlgi" yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak yazılır 23. İlgide, ilgi tutulan belgenin tarihi ve sayısı belirtilir 23.
- Metin: "İlgi" ile "İmza" arasındaki kısımdır 2. Metin içinde paragraflar 1,25 cm içeriden başlar ve iki yana hizalanır 3.
- "İmza", metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak atılır 23.
Örnek dağıtımlı yazı:
T.C. ANKARA VALİLİĞİ İl Gıda, Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü Sayı : 23024398-779-1973 Konu : Dağıtımlı Yazı DAĞITIM YERLERİNE İlgi : Ahmet DEMİR’in 12.08.2014 tarihli dilekçesi. Metin içeriği... İmza : Vali Yardımcısı V.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: