Toplantı tutanağı hazırlamak için aşağıdaki adımları izlemek gereklidir: 1. Toplantının temel bilgilerini yazın: - Toplantının tarihi ve saati; - Toplantının yapıldığı yer; - Toplantıya başkanlık eden kişi; - Toplantıya katılanların listesi; - Toplantının amacı veya gündemi. 2. Gündem maddelerini sıralayın: - Gündemde yer alan her bir maddeyi sırayla yazın; - Her bir gündem maddesi hakkında yapılan tartışmaları, verilen önerileri ve yapılan yorumları özetleyin. 3. Alınan kararları ve atanan görevleri kaydedin: - Her bir gündem maddesi için alınan kararları net bir şekilde belirtin; - Görevler ve sorumluluklar belirlenmişse, bu görevleri kimlerin üstlendiğini açıkça yazın. 4. Eylem planını belirleyin: - Yapılacak işler, gerçekleştirilmesi gereken eylemler ve bu işler için belirlenen zaman çizelgesini listeleyin; - Her eylem için sorumlu kişi veya kişileri ve eylemin tamamlanması gereken tarihleri belirtin. 5. Toplantıyı kapatın: - Toplantının bitiş saati ve varsa sonraki toplantının planlanan tarihi, saati ve yeri. 6. Tutanakları onaylatın: - Tutanaklar, toplantı başkanı tarafından ve mümkünse katılımcılar tarafından onaylanmalıdır; - Onaylanan tutanaklar arşivlenecek şekilde saklanmalıdır.