Etkili bir toplantı yapmak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Amaç Belirleme: Toplantının net bir amacının belirlenmesi, katılımcıların odaklanmasını sağlar ve toplantının verimli geçmesini sağlar. 2. Katılımcı Listesi ve Davetiyeler: Toplantıya katılacak kişilerin doğru bir şekilde belirlenmesi ve davetiyelerin gönderilmesi önemlidir. 3. Etkin Bir Gündem Oluşturma: Toplantının ana amacına uygun ana başlıkların belirlenmesi ve her bir başlık için zaman çerçevelerinin oluşturulması gereklidir. 4. Zamanı Etkili Kullanma: Toplantı öncesinde bir zaman çizelgesi oluşturarak her gündem maddesi için belirli bir süre ayırmak ve zaman tutucusu atamak önemlidir. 5. Etkili İletişim Stratejileri: Açık, net ve sade bir dil kullanarak karmaşık konuları anlaşılır bir şekilde ifade etmek ve katılımcıları konuşmaya teşvik etmek gerekir. 6. Toplantı Sonrası Değerlendirme ve Takip: Alınan kararları, belirlenen eylem adımlarını ve paylaşılan bilgileri içeren kapsamlı bir toplantı notu hazırlanmalı ve katılımcılara dağıtılmalıdır.