Arşiv odalarının bazı özellikleri: Yangın güvenliği: Yangın söndürme ekipmanları hazır bulundurulmalı, yangın alarm ve aydınlatma sistemleri kurulmalıdır. Su baskını önlemi: Su kaçak sensörleri kullanılmalıdır. Duman tespiti: Duman sensörü bulundurulmalı ve belirli aralıklarla kontrol edilmelidir. Nem ve sıcaklık kontrolü: Değerli evrakların zarar görmemesi için nem oranı %50'nin altında, ideal sıcaklık ise 12-18 °C arasında olmalıdır. Pencere olmaması: Ultra-viyole ışınlarından korunmak için pencere sistemleri bulunmamalıdır. Kat yüksekliği: Katların yüksekliği 2,7 m'yi geçmemelidir. Raf yüksekliği: Rafların yüksekliği 2,1 m-2,2 m arasında olmalıdır. Raflar arası genişlik: Raflar arası genişlik 70 cm-80 cm, geliş gidiş aralıkları ise 100 cm-120 cm arasında olmalıdır. Erişim kontrolü: Arşiv odasına sadece sorumlu kişiler girebilmeli, iş bitiminde kapı kilitli tutulmalıdır.