Paraflı yazı yapmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir:
- Başlık ve Muhatap: Belgenin üst kısmına idarenin adı ve muhatabın belirtilmesi gerekir 2.
- Metin: Belgenin ana kısmı olan metinde, ilgi bilgileri ile metin başlangıcı arasında bir satır boşluk bırakılmalıdır 2. Paragraflar 1,25 cm içeriden başlanarak ve iki yana hizalanarak yazılmalıdır 2.
- İmza ve Paraf: Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak, belgeyi imzalayacak makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır 24. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır ve yazı alanının sonunda ve sol kenarında bulunur 4.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: