Muhtarlığa üst yazı yazmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekmektedir:
- Başlık: Belgenin en üst ortasına "T.C." kısaltması, idarenin adı ve birimin adı yazılarak başlık oluşturulur 13.
- Muhatap: Belgenin gideceği muhtarlığın adı, konunun son satırından itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak yazılır 13.
- Konu: "Konu:" şeklinde belgenin soluna yazılır ve yazının amacı net bir şekilde belirtilir 13.
- Metin: İlgi ve imza arasında kalan bölgeye, muhtarlığa iletilecek bilgiler ve açıklamalar yazılır 13. Paragraflar 1,25 cm içeriden başlamalı ve iki yana hizalanmalıdır 3.
- İmza: Yazının sonunda, adı ve soyadı belirtilerek imza atılır 13.
Yazıda Times New Roman (12 punto) veya Arial (11 punto) yazı tipi kullanılmalıdır 4.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: