Arşiv yönetmeliği nasıl hazırlanır?
Arşiv yönetmeliği hazırlamak için aşağıdaki adımlar izlenmelidir: 1. Arşiv Mekanlarının Oluşturulması: Kurum veya kuruluşun merkez teşkilatında "Kurum Arşivi", taşra, bölge ve yurt dışı teşkilatlarında ise "Merkezi Arşiv"ler kurulmalıdır. 2. Dosya Kodu ve Dosyalama: Belgelerin dosya kodları, kurumsal dosya planına göre belirlenmeli ve belgeler dosyalama kurallarına uygun olarak saklanmalıdır. 3. Belgelerin Devri: İşlemi tamamlanmış belgeler, her yılın ilk üç ayı içerisinde arşivlere devredilmelidir. 4. Arşivlerde Düzenleme: Belgeler, işlem gördükleri yapıya uygun olarak asli düzenleri bozulmadan muhafaza edilmeli ve yerleşim planları oluşturulmalıdır. 5. Ayıklama ve İmha: Ayıklama ve imha komisyonları kurularak, saklama planında arşiv belgesi olarak değerlendirilen belgeler belirlenmeli ve imha listeleri hazırlanmalıdır. 6. Elektronik Arşivler: Elektronik ortamda bulunan belgeler, erişim, saklama ve transfer edilebilecek şekilde elektronik arşivlerde tutulmalıdır. Bu süreçte, TS13212 numaralı "Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi" standardı dikkate alınmalıdır.
Arşiv yönetmeliği nasıl hazırlanır?