Defter tutma esasları, işletmelerin faaliyetlerine ve Vergi Usul Kanunu'ndaki kriterlere göre bilanço esasına veya işletme hesabı esasına göre belirlenir. Bilanço esasına göre defter tutmanın esasları: Tüm mali işlemlerin doğru ve zamanında kaydedilmesi. Defterin sistematik olarak düzenlenmesi, işlemlerin sınıflandırılması ve açıkça tanımlanması. Defterin, hem yerel hem de uluslararası düzeydeki yasal düzenlemelere, standartlara ve muhasebe ilkelerine uygun olması. İşletme hesabı esasına göre defter tutmanın esasları: Gelir, gider, borç ve alacak gibi finansal verilerin muhasebe kurallarına uygun bir biçimde kaydedilmesi. Kayıtların yasal mevzuata uygun tutulması; aksi takdirde cezai yaptırımlarla karşılaşma riski. Günümüzde defter tutma işlemleri, geleneksel yöntemlerin yanı sıra e-Defter gibi dijital çözümlerle de gerçekleştirilebilir.