İlgi kayıtlı yazı resmi yazışmalarda kullanılan bir terimdir ve bir belge ya da yazının başka bir belgede referans verilerek belirtilmesi anlamına gelir 1. Bu tür bir yazı aşağıdaki bölümlerden oluşur:
- Başlık: Yazının konusunu belirten büyük harflerle yazılmış bölüm 14.
- Tarih: Yazının sol üst köşesine gün, ay ve yıl olarak yazılır 14.
- Alıcı Bilgileri: Yazının kime yazıldığını belirten bölüm, alıcının adı, unvanı ve adresini içerir 14.
- Konu: Yazının amacını ve içeriğini özetleyen bölüm 14.
- Giriş: İlgide kayıtlı yazıya atıfta bulunulan bölüm, yazının tarihi ve numarası belirtilir 13.
- Ana Metin: İlgide kayıtlı yazıya yanıtın veya açıklamanın detaylı olarak yazıldığı bölüm 1.
- Sonuç: Yazının sonunda, ilgili yazıya yanıtın özeti veya sonuçları belirtilir 1.
- Kapanış: Resmi bir kapanış ifadesi kullanılır 1.
- İmza: Yazıyı kaleme alan kişinin adı, soyadı, unvanı ve imzası eklenir 14.
- Ekler: Eğer yazıyla ek belgeler varsa, bunların ekleneceğini belirten ifade yazılır 13.
5 kaynaktan alınan bilgiyle göre: